Plattform-Anleitung für Event-Organisatoren mit Videos
Hier findest du Erklärungsvideos sowie detaillierte Informationen mit denen du eigenständig einen Event aufsetzen und ein effizientes Volunteer Management über unsere Plattform abwickeln kannst.
Hier findest du die Plattform-Anleitung in PDF-Form zum Download:
Wir haben unsere Plattform weiterentwickelt. Hier findest du alle Neuerungen auf einen Blick:
Event erstellen und bestellen
Ich habe bereits mit Swiss Volunteers zusammengearbeitet:
Wenn du schon mit Swiss Volunteers gearbeitet hast,
besteht deine Event-Organisation bereits. Verfügst du über die Rolle des
"Event-Organisations-Administrators", kannst du die
Event-Organisation verwalten und neue Events erstellen und
kostenpflichtig bestellen. Unter „Events“
kannst du bisherige Events kopieren oder einen Event neu erstellen. Nach dem Erstellungsprozess hast du direkt die Möglichkeit den Event kostenpflichtig
zu bestellen um diesen uneingeschränkt nutzen zu können.
Solltest du nicht über die Rechte des
"Event-Organisations-Administrators" verfügen, kontaktiere die Person
mit diesen Rechten, damit sie dir den erstellen Event samt den Rechten als "Event-Administrator"
zuteilt.
Ich habe noch nie mit Swiss Volunteers zusammengearbeitet:
Auf der Plattform von Swiss Volunteers kannst du direkt deine
Event-Organisation und deinen Event erstellen.
Sobald du den Erstellungsprozess beendet hast, wird deine Event-Organisation
sowie dein Event erstellt. Zu diesem Zeitpunkt ist noch keine Bezahlung
notwendig.
Wichtig: Nach der Erstellung des Events kann die Plattform entweder für 14 Tage
kostenlos getestet werden oder der Event-Organisations-Administrator kann den
Event direkt im Erstellungsprozess oder später unter „Events“ kostenpflichtig
bestellen. Jeder erstellte Event ist bis zur endgültigen Bestellung und
Bezahlung des Rechnungsbetrages lediglich in der eingeschränkten Demo Version
verfügbar. Weitere Personen können im
Menu-Punkt "Benutzerverwaltung" zur Administration des Events
hinzugefügt und mit den entsprechenden Rollen ausgestattet werden.
Rechnungsadresse anpassen
Mit Klick auf „Rechnungsadresse verwalten“ unter dem Menu „Bestellungen“
kann eine abweichende Rechnungsadresse für einen Event hinterlegt werden.
Bestellungen/Rechnungen einsehen
Als „Event-Organisations-Administrator“ kannst du unter „Bestellungen“
die Rechnungen von deinen kostenpflichtig bestellten Events anzeigen lassen. Du
hast die Möglichkeit die Quittung in PDF Version herunterzuladen. In dieser
Ansicht findest du ebenfalls die Zahlungsdetails und den Zugang zur Bezahlseite,
auf welcher du noch offene Beträge begleichen kannst.
Benutzerrollen
Auf der Plattform von Swiss Volunteers können Personen mit einer oder mehreren Rollen ausgestattet werden. Diese sind oben Links ersichtlich und können durch Klicken auf den Benutzernamen mittels Drop-Down Menu gewechselt werden. Nachfolgend werden die vorhandenen Rollen in absteigender Form beschrieben:
EO-Administrator
Der Event-Organisations-Administrator verfügt über alle Rechte einer
Organisation, an welche die Events angebunden sind. Er kann selbst neue
Events erstellen und kostenpflichtig bestellen und Rollen vergeben. Der EO-Administrator wird beim
Anmeldeprozess der Organisation festgelegt. Es können weitere
EO-Administratoren zu einer Organisation hinzugefügt werden, in dem eine registrierte Person oder eine neu erstellte Person unter "Benutzer"
hinzugefügt wird.
Event-Administrator
Der
Event-Administrator verwaltet Events und hat keinen Einfluss auf die
übergeordnete Organisation. Event-Administratoren werden durch den
EO-Administrator mit der Rolle für den jeweiligen Event ausgestattet. Es können weitere Event-Administratoren zu einer Organisation hinzugefügt
werden, in dem eine registrierte Person oder eine neu erstellte Person
unter "Benutzer" hinzugefügt wird.
Ressort-Administratoren*
Ein Ressort-Administrator sieht in seiner Rolle die Helfer, welche in
seinem Ressort eingeteilt wurden, samt ihren Kontaktangaben. Zudem sieht der
Ressort-Administrator die gemachten Einteilungen in seinem Ressort und kann
diese bei Bedarf als Liste exportieren. Der Event-Administrator kann im Event
unter "Benutzerverwaltung" eine registrierte Person oder eine neu
erstellte Person mit der Rolle des Ressort-Administrators ausstatten.
Helfer-Gruppen Verantwortliche*
Helfer-Gruppen Verantwortliche sind die Ansprechperson im Vorfeld eines
Events für eine individuelle Gruppe. Er kann sich vom Gruppenchef, welcher vor
Ort die Gruppe leitet, unterscheiden. Der Gruppenverantwortliche kann seine
Gruppe sowie seine Helfer verwalten und die Gruppe schlussendlich bestätigen,
so dass die an der Gruppe angemeldeten Helfer dem Event-Administrator für die
Einteilung zur Verfügung stehen. Der Event-Administrator kann im Event unter
"Benutzerverwaltung" eine registrierte Person oder eine neu erstellte
Person mit der Rolle des Helfer-Gruppen Verantwortlichen ausstatten.
* Diese Rollen sind nicht verpflichtend für die Durchführung eines Events.
Event publizieren
Bedeutung Publikation
Die
Eventpublikation erlaubt dem Event-Organisator, den Event bereits auf der
Plattform sowie der Website von Swiss Volunteers zu präsentieren und darauf
aufmerksam zu machen, dass die Anmeldung bald geöffnet wird. Die Publikation des Events bedeutet nicht, dass die Anmeldung geöffnet ist.
Eventprofil ausfüllen
Ein Teil des Eventprofils wird mit den während der Event-Erstellung eingetragenen Angaben automatisch ausgefüllt. Alle leeren Felder sind durch den Event-Organisator zu vervollständigen. Beachte hierzu die Vertiefung Eventeinstellungen. Achtung: Speichern nicht vergessen.
Checkliste Publikation
- Alle Profildaten hinterlegt
- Teasertext (max. 180 Zeichen) hinterlegt
- Ausführliche Eventbeschreibung hinterlegt
- Logo und Promotionsbild(er) hinterlegt
- Alle notwendigen Kontaktangaben hinterlegt
- Ansprechsperson erfasst
- Austragungsort der Veranstaltung unter Örtlichkeiten erfasst
- Sofern notwendig: Übersetzungen in weitere Sprachen hinterlegt
Publikation des Events
Damit der Event öffentlich publiziert werden kann, muss nach dessen
Erstellung das Eventprofil komplett ausgefüllt werden. Wenn alle notwendigen
Punkte ausgefüllt sind (vgl. Checkliste Publikation) , kann der Schalter «Öffentlich publiziert» aktiviert werden. Danach
erscheint der Event in der Eventliste auf der Plattform sowie der Website von
Swiss Volunteers. Ein Event kann auch öffentlich publiziert werden, wenn
die Volunteer-Anmeldung noch nicht geöffnet ist. Achtung: Die Anmeldung muss unter
"Anmeldung" entsprechend freigegeben werden und wird nicht
automatisch mit der Publikation freigegeben. Vgl. Dazu das Kapitel
"Volunteer-Anmeldung öffnen".
Vertiefung Eventeinstellungen
Der Teaser erlaubt dem Event-Organisator in Kürze (max. 180 Zeichen) seinen Event zu beschreiben. Der Teaser wird ausschliesslich auf der Website von Swiss Volunteers angezeigt.
Die Eventbeschreibung erlaubt es, den Event in ausführlicher Form zu beschreiben. Folgende Inhalte werden hier empfohlen:
- Ansprache der Volunteers
- Was macht den Event aus, was macht den Einsatz an diesem Event speziell?
- Was darf der Volunteer vom Event erwarten (z. Bsp. Verpflegung, T-Shirt etc.)
- Kontaktangaben (E-Mail, Telefonnummer)
Die Promotions-Bilder werden im Eventprofil bei der Anmeldung angezeigt, das erste hochgeladene Bild wird als Hintergrund für den Event auf der Website verwendet. Bitte hier qualitativ hochwertige und emotionale Bilder hochladen.
Im Eventprofil müssen Kontaktangaben und eine Ansprechperson für die Volunteers erfasst werden.
Volunteer-Anmeldung öffnen
Bedeutung Anmeldung
Damit die öffentliche Anmeldung für den Event aktiviert wird, müssen unter dem
Menüpunkt Anmeldung alle Felder ausgefüllt sein (Achtung: Speichern nicht
vergessen).
Unter Anmeldung kann der Zeitraum für die
öffentliche Anmeldung zu deinem Event festgelegt und bestimmt werden, wie die
Volunteers ihre Verfügbarkeit angeben sollen (vgl. Vertiefung Verfügbarkeitszeitraum).
Für die Anmeldung von Gruppen finden sich unter Gruppen alle notwendigen Informationen.
Einstellungen
Neben der Verfügbarkeit der
Volunteers können auch deren Ressort-Prioritäten abfragt werden. Die abgefragte
Ressort Priorisierung ist als Mindestanzahl zu verstehen. Somit kann der Helfer
auch mehr als die abgefragte Ressort Priorisierung angeben. Damit Ressorts
angezeigt werden, müssen diese erstellt, aktiv gestellt und die öffentliche
Anmeldung aktiviert sein. Die direkte Anmeldung auf Einsätze ist bei Bedarf
möglich. Dafür müssen unter Menüpunkt "Einsätze" entsprechende
Einsätze mit dem Verwendungszweck Anmeldeformular erstellen. Diese Einsätze
müssen zwingend mit einem oder mehr Einsätzen vom Typ "Einteilung"
ergänzt werden. (Vgl. Vertiefung Einsatztypen unter Aufgaben
und Einsätze)
Des
Weiteren kann bei einer Anmeldung eine Telefonnummer und/oder Anschrift der
Volunteers vorausgesetzt werden. Dazu muss unter «Anmeldung» die jeweilige
Checkbox aktiviert werden. So werden diese beiden Angaben im ersten Schritt der
Anmeldung unter «Profilcheck» beim Volunteer als Pflichtfeld abgefragt.
Anforderungen
Im
Menu «Anmeldung» unter dem Reiter
«Anforderungen» können Anforderungen und
Informationen erfasst werden, welche bei der Anmeldung abgefragt werden sollen.
Zum Beispiel kann die T-Shirt-Grösse
des Volunteers als Info abgefragt werden.
Im
Menu «Ressort» über den Button "Anforderungen verwalten" können für
das jeweilige Ressort zwingende Anforderungen und Informationen hinterlegt
werden, welche für den Event-Organisator nicht zwingend, aber relevant sind.
Diese Angaben werden bei der Anmeldung bei allen Volunteers abgefragt.
Anforderungs- und Informationsabfragen können auch auf Stufe Ressort gemacht
werden. Alle im Event hinterlegten Anforderungen werden im Menu-Punkt
"Anforderungs-Übersicht" aufgelistet und können auch dort, wenn
nötig, bearbeitet werden.
Die
abgefragten Informationen können einerseits im Menu «Anmeldungen» als Spalte in
der Liste angezeigt werden. Andererseits sind die Informationen unter den
Personeninformationen der Helfer unter «Ressourcen» und «Personeninfos
anzeigen» einsehbar. Hier ist ebenfalls ersichtlich, ob es sich um eine
eventspezifische Information (z.B. Skiabonnement) oder um eine allgemeine
Anforderung (z.B. Sprachkenntnisse) handelt.
Ressorts
Die Ressorts stellen die oberste Stufe
in der Event-Struktur dar. Ihnen können sowohl Unterressorts, Aufgaben als auch
Einsätze zugeordnet werden. Wie die Event-Struktur aufgebaut wird, liegt im
Ermessen des Event-Organisators. Swiss Volunteers steht bei der Erstellung
gerne beratend zur Seite.
Ressorts erfassen
Unter "Ressorts" können
beliebig viele Ressorts erstellt werden. Es empfiehlt sich, für jedes Ressort
eine Beschreibung zu hinterlegen, damit die Volunteers wissen, was dieses
Ressort beinhaltet. Für jedes Ressort kann eine Örtlichkeit erfasst werden,
damit diese Information dann auch im Einsatzplan des Volunteers erscheint. Wenn
sinnvoll, können auf dieselbe Art und Weise auch Unterressorts erstellt werden
und den übergeordneten Ressorts zugeteilt werden. Achtung: Damit ein Ressort in
der Anmeldung angezeigt wird, muss "Anmeldung möglich" aktiviert
werden.
Sobald erstellt, können Ressorts
Aufgaben zugeteilt, kopiert als auch spezifische Anforderungen hinzugefügt
werden. Für jedes Ressort kann nach Wunsch eine spezifische Ansprechperson
hinterlegt werden, welche im Einsatzplan der Volunteers entsprechend aufgeführt
wird.
Checkliste Anmeldung
- Eventprofil komplett ausgefüllt (vgl. Event publizieren)
- Verfügbarkeitszeitraum zur Anmeldung eingetragen
- Verfügbarkeit ab - bis eingetragen
- Minimum an Ressortpriorisierungen eingetragen
- Anforderungen erfasst
- Ressorts erstellt (vgl. Ressorts)
- Örtlichkeitstyp "Austragungsort des Events" erfasst (vgl. Vertiefung Örtlichkeitstypen).
- Öffentliche Anmeldung aktivieren
Verfügbarkeitszeitraum
Der Verfügbarkeitszeitraum definiert die Anmeldemöglichkeiten der
Volunteers im Anmeldeformular. Je nach Typ der Veranstaltung bieten sich ein anderer Typ des Verfügbarkeitszentrum an. Vgl. Vertiefung Verfügbarkeitszeitraum.
Anmeldelinks
Anmeldelinks ermöglichen das Erstellen von ressort- oder
gruppenspezifischen Links, welche ergänzend zum allgemeinen Anmeldelink
verwendet werden können. Dabei werden bei der Anmeldung über einen solchen Link
die Volunteers dem entsprechenden Ressort und/oder der entsprechenden Gruppe zugewiesen.
Vertiefung Verfügbarkeitszeitraum
Unter "Anmeldung" muss die Helferverfügbarkeits-Option definiert werden sowie der Verfügbarkeitszeitraum. Die Optionen sind wie folgt zu verstehen:
"Gesamte Dauer des definierten Verfügbarkeitzeitraums" bedeutet, dass sich der Volunteer für den vorher definierten Verfügbarkeitszeitraums vollumfänglich (sprich alle Tage) anmeldet. Es können keine Tage abgewählt werden.
"Einzelne Tage des Verfügbarkeitszeitraums" bedeutet, dass innerhalb des vorher definierten Verfügbarkeitszeitraums durch den Volunteer einzelne Tage ausgewählt werden können.
"Gemäss Einsatzzeiten des Typs Anmeldung" bedeutet, dass der Volunteer erst die einzelnen Tage auswählen und danach die einzelnen Einsätze mit Verwendungszweck "Anmeldeformular" auswählen kann.
Vertiefung Örtlichkeiten
Damit auf den verschiedenen Stufen (Event, Ressort, Aufgabe, Einsatz) die entsprechenden Örtlichkeiten zugeteilt werden können, müssen diese entsprechend unter "Örtlichkeiten" erfasst werden. Von den verfügbaren Möglichkeiten muss für die Anmeldung zwingend der Typ "Austragungsort des Events" hinterlegt werden (Bsp. Stadt, Gemeinde). Alle weiteren Typen können der entsprechenden Stufe zugeordnet werden.
Vertiefung Informationstexte und PDF Dateien
Informationstexte ermöglichen es dem Event-Organisator, den Volunteers
spezifische Informationen auf der jeweiligen Stufe zugänglich zu machen.
Über "Einstellungen" und "Informations-Texte" können ausführliche Informationstexte erstellt und deren Inhalte verlinkt
werden für verschiedene Organisationsstufen (siehe Screenshot). Informations-Texte
ermöglichen es dem Event-Administrator, einen über mehrere
Event-Strukturelemente hinweg relevanten Text nur einmal zu erfassen und diesen
dann einfach bei den gewünschten Elementen einzufügen.
Die Informationstexte bieten die Möglichkeit, Notfalladressen und Notfallnummern auf Stufe Event zu hinterlegen. Auf Stufe Ressort oder Aufgabe kann zudem mittels Informationstexten hinterlegt werden, was die Volunteers für ihren Einsatz mitnehmen müssen.
Nach demselben Prinzip wie die
Informationstexte können über "Einstellungen" und "Datei-Verwaltung" ebenfalls PDF Dateien hochgeladen werden, welche wieder in verschiedenen Event-Strukturelementen
hinterlegt werden können (siehe Screenshot). Ein Beispiel für eine PDF Datei
wäre ein Situationsplan des Eventgeländes.
Aufgaben und Einsätze
Unterscheidung Aufgaben und Einsätze
Aufgaben beschreiben eine Tätigkeit
(Bspw.: Eingangskontrolle) und werden Ressorts oder
Unterressorts zugeordnet. Aufgaben ermöglichen eine verbesserte Übersicht
über die laufenden Tätigkeiten am Event. Einsätze hingegen beschreiben Ort und
Zeit einer Tätigkeit (Bspw.: Löwenplatz / Mo 31.03. 08.30 – 11.30).
Wichtig: Die Erstellung von Einsätzen ist Pflicht, die Erstellung von Aufgaben hingegen ist optional. Wir empfehlen bei kleineren Veranstaltungen die Eventstruktur schmal zu halten.
Aufgaben
Die
Aufgaben funktionieren als Beschrieb der Tätigkeit und sind mit zugehörigen
Einsätzen verbunden. Der Beschrieb der Aufgabe wird nicht im Anmeldeformular
angezeigt, sondern erscheint auf den Einsatzplänen, sobald diese freigegeben
sind. Die Zeiten und Örtlichkeiten werden über den zugehörigen Einsatz definiert.
Aufgaben sind nicht zwingend für die Einsatzplanung, ermöglichen dem
Event-Organisator aber ergänzende Tätigkeitsbeschriebe und eine übersichtliche
Eventstruktur.
Analog den Ressorts werden die Aufgaben unter "Aufgaben" erstellt und können, sobald erstellt, Ressorts zugeteilt oder kopiert werden. Zudem können auch hier spezifische Anforderungen hinzugefügt werden. Bei sich wiederholenden Aufgaben empfiehlt es sich, einen Turnus zu erstellen und diesen dann beliebig zu kopieren und anzupassen.
Über den Button "Anforderungen verwalten" können für die jeweilige Aufgabe zwingende Anforderungen und Informationen hinterlegt werden, welche für den Event-Organisator nicht zwingend, aber relevant sind. Diese Angaben werden folglich bei der Anmeldung bei allen Volunteers abgefragt.
Einsätze
Die Einsätze werden unter "Einsätze"
erstellt. Zu Gunsten der Übersicht empfiehlt es sich, die jeweiligen Einsätze
spezifisch zu bezeichnen. Einsätze können einem Ressort, einem Unterressort
oder auch einer Aufgabe zugeteilt werden. Für jeden Einsatz kann eine
Örtlichkeit erfasst werden, um den Volunteers anzugeben, wo ihr Einsatz
stattfinden wird.
Wichtig: Die Anzahl Volunteers ist nun nicht
mehr ein Plan-Wert, sondern die effektiv für den Einsatz benötigten Volunteers.
Mit der Auswahl von «Einzelner Einsatz» oder «Pro Tag je einen Einsatz erstellen» wird bestimmt, ob nur ein einzelner Einsatz erstellt wird oder ob dieser Einsatz sich an den darauffolgenden Tagen wiederholen soll.
Bei Einsätzen werden zwei verschiedene Typen unterschieden: "Anmeldeformular" und "Einteilung". Der Typ "Anmeldeformular" ist nur für die Anmeldung gedacht (Ausschreibung auf Einsätze) und erlaubt dem Event-Administrator, auf genaue Zeitfenster auszuschreiben. Für die Einteilung können diese Einsätze kopiert und der Verwendungszweck angepasst werden. Einsätze vom Verwendungszweck «Einteilung» werden für die Einteilung zwingend benötigt und können auch direkt erstellt werden. Ein Einsatz dieses Typs kann entweder an ein Ressort oder an eine Aufgabe gehängt werden (Vgl. Vertiefung Einsatztypen).
Vertiefung Einsatztypen
Einsätze vom Typ «Anmeldeformular» sind Schichten, welche nicht zwingend am Event umgesetzt werden, sondern nur für die Anmeldung genutzt werden. Hier können zum Beispiel grobe Zeiträume wie Halbtage abgefragt werden. Es handelt sich hier um die Abfrage des für den Volunteer möglichen Zeitraumes.
Der Verwendungszweck «Einteilung» betrifft Einsätze, auf welchen die Volunteers effektiv eingeteilt werden. Diese Einsätze lauten auf die effektiv zu leistenden Einsatzstunden (Schichten). Anhand der Anmeldungen der Volunteers auf Einsätze vom Typ "Anmeldeformular" können sie zu einem späteren Zeitpunkt auf Einsätze des Typs "Einteilung" eingeteilt werden.
Wir empfehlen grundsätzlich, auf Ressorts und Unterressorts auszuschreiben und den Typ "Einteilung" zu verwenden. Sollte eine zusätzliche Ausschreibung auf Einsätze bevorzugt werden, empfehlen wir, erst mit dem Typ "Anmeldung" den Anmeldeprozess zu starten und zu einem späteren Zeitpunkt die Einsätze des Typs "Einteilung" zu erstellen und auf diese einzuteilen. Jede einzelne Schicht ist als Einsatz zu erfassen. Einsätze können an Ressorts, Unterressorts oder an Aufgaben gebunden werden.
Anmeldungen und Einteilung
Angemeldete Volunteers
Im Menupunkt "Anmeldungen" findet
man alle bisher angemeldeten Volunteers mit ihren Personeninfos und
Anmeldedaten. Die Liste kann beliebig sortiert oder gefiltert werden. Zudem
können die Spalten frei ein- oder ausgeblendet werden. Die durch den Volunteer
ausgewählten Anmeldedaten (Wunschressorts und Verfügbarkeiten) können über den
Button "Anmeldedaten anzeigen" abgerufen werden. Dabei können im
Reiter «Verfügbarkeiten verwalten» die Verfügbarkeiten der einzelnen Volunteers
angepasst werden.
Dasselbe
gilt für die Bemerkungen, welche ebenfalls vom Event Administrator angepasst
werden können. Dies sollte nur auf expliziten Wunsch der Volunteers
geschehen. Bei Änderungen erhalten die betroffenen Personen eine
Benachrichtigung durch die Plattform. Des Weiteren ist in der Liste «Anmeldungen» in der Spalte «Eingeteilt»
ersichtlich, ob ein Volunteer bereits eingeteilt wurde oder nicht.
Kommunikation mit Volunteers
Unter "Anmeldungen" sind
alle Volunteers aufgelistet, welche sich für den Event angemeldet haben. Mit Klick auf «Zusagen senden»
wird den Volunteers eine automatische Nachricht mit folgendem Inhalt gesendet
(siehe Beispiel). In der Spalte «prov. Zusage gesendet» ist zudem ersichtlich,
welchem Volunteer bereits eine automatische Zusage gesendet wurde. Die automatische Nachricht lautet wie folgt:
Hallo
«Vorname Volunteer»
Du hast dich an folgendem Event angemeldet: # Event /
Name Veranstaltung
Diese Nachricht soll dir vorab die Zusicherung geben, dass du am Event
dabei sein wirst. Weitere Details folgen später – wir freuen uns auf deinen
Einsatz!
----
Dies ist eine automatisch generierte Antwort. Bitte nicht an diese
E-Mail-Adresse antworten.
Mit Klick auf den Button "Nachricht senden" rechts in der Liste, können einzelne Volunteers mittels einer Systemnachricht kontaktiert werden. Die Volunteers erhalten die Nachricht sowohl auf ihrem Volunteer-Profil als auch via E-Mail. Sollen mehrere oder alle Volunteers kontaktiert werden, können diese oben links in der Liste ausgewählt und angeschrieben werden (Vgl. Kommunikation).
Helfer abmelden
Unter «Anmeldungen» und
«abmelden» können Volunteers abgemeldet werden. Es gibt mehrere Gründe für eine
Abmeldung z.B., wenn sich bereits genügend Volunteers für den Event angemeldet
haben. Mit der Funktion «abmelden» können jedoch auch entschuldigte oder
unentschuldigte Absenzen von Volunteers nachgetragen werden. Deshalb stehen dem
Event- Administrator bei der Abmeldung des Volunteers drei Möglichkeiten zur
Auswahl:
- Anderer Grund (Helfer nicht benötigt, etc.): Der Volunteer wird nicht benötigt oder hat sich vor der Bestätigung seiner Einsätze abgemeldet.
- Entschuldigt ferngeblieben: Der Volunteer meldet sich nach der Bestätigung seiner Einsätze ab.
- Unentschuldigt ferngeblieben: Als unentschuldigt gelten das grundlose Nichterscheinen sowie das Verlassen des Events während einem zugeteilten Einsatz.
Bei einer Abmeldung werden die Volunteers aus der Anmeldungen-Liste entfernt und die Einteilungen und (falls bereits vorhanden) die berechneten Einsatzstunden automatisch gelöscht. Wichtig: Eine Abmeldung kann nicht rückgängig gemacht werden.
Handhabung Oberfläche der Einsatz-Einteilung
Die Volunteers, welche sich für den
Event angemeldet haben, können im Bereich "Einteilungen" auf die
vorher erstellten Einsätze des Typs "Einteilung" zugeteilt werden.
Mittels "Zuweisen/Einteilen" wird die Oberfläche für Zuweisung und Einteilung geöffnet. Bei Bedarf können bereits eingeteilte Volunteers sowie Teilverfügbarkeiten der Volunteers angezeigt werden.
Auf der Oberfläche erscheinen vier Fenster mit folgenden Funktionen:
- Die Eventstruktur (Fenster oben links) ist ein Abbild der vorgängig hinterlegten Ressorts und Aufgaben mit den jeweils angehängten Einsätzen. Diese sind beliebig ein- und ausklappbar.
- Durch das Klicken auf die jeweilige Stufe der Eventstruktur erscheinen im Fenster unten links die detaillierten Informationen zur ausgewählten Organisationsstufe.
- Unter "Zuweisungen" (Fenster oben rechts) sind alle für den Event angemeldeten Volunteers aufgelistet. Diese werden dabei gemäss ihren Wunschressorts aufgelistet. Die MQ (Matching-Quote) entspricht dabei dem Wert, wie gut ein Volunteer auf den jeweiligen Einsatz passt, gemäss seinen beim Anmeldeprozess gemachten Angaben.
- Durch das Klicken auf den Volunteer erscheinen im Fenster unten rechts alle relevanten Informationen zum Volunteer.(Eventhistory, Absenzen)
Zuweisung und Einteilung der Volunteers
Der
Einteilungs- und Freigabeprozess findet in drei Schritten statt:
1.
Zuweisung
Mit der Auswahl des jeweiligen
Ressorts erscheinen die Volunteers zuerst, welche das ausgewählte
Ressort als Wunsch angegeben haben. Durch Klicken auf die Kästchen
vor den jeweiligen Volunteers werden die Funktionen "Hinzufügen" und
"Entfernen" aktiviert. Die Volunteers können nun einem Ressort,
Unterressorts oder einer Aufgabe zugewiesen werden. Ein Volunteer kann
bei
mehreren Ressorts, Unterressorts und Aufgaben zugewiesen werden. Achtung: Die Zuweisung
entspricht nicht einer definitiven Einteilung, sondern dient der Übersicht und ist
Voraussetzung für den zweiten Schritt, die Einteilung.
2.
Einteilung
Die im ersten Schritt zugewiesenen
Volunteers können nun auf die bereits erstellten Einsätze eingeteilt werden.
Dabei gibt die Plattform automatisch an, wer einen Einsatz nicht wahrnehmen
kann, wer bereits durch einen anderen Einsatz verhindert und wem ein Einsatz
zugeteilt werden kann. In den Spalten sind diverse Informationen wie bspw. die
Anzahl an bisher eingeteilten Stunden pro Helfer, gewünschte Ressorts und deren
Prioritäten einsehbar. Mit Klick auf den Infobutton in der Spalte
«Personeninfos» können detaillierte Angaben zu den Volunteers eingesehen
werden. Zusätzlich können zusätzliche Spalten wie bspw. «PLZ» und «Ort»
eingeblendet werden, wenn bspw. für einen frühen Einsatz Helfer aus der Gegend
eingeteilt werden möchten. Bereits zugeteilte Einsätze eines Volunteers sind
über den Info-Button sowie im untenstehendem Informationsfeld angegeben. Nach
erfolgter Zuweisung- und Einteilung kann das Fenster geschlossen werden. Der
Volunteer sieht seine Einsätze nach erfolgter Einteilung noch nicht. Die
erfolgten Einteilungen erscheinen nun unter «Einteilungen» und können bei
Bedarf wieder entfernt werden mit «Einteilungen löschen».
3.
Freischalten
Damit die Volunteers ihre zugeteilten
Einsätze in ihrem Profil einsehen können, müssen diese freigeschalten werden.
Im Menu-Punkt "Einteilungen" erscheint die Übersichtsliste aller Einteilungen.
Über den Button "Einteilung freischalten", werden die zugeteilten
Einsätze für den Volunteer auf seinem Profil zugänglich. Zudem erhält er eine
Systemmeldung auf seinem Profil. Die Einteilungen können einzeln oder durch Massenbefehl
freigeschalten werden. Nach Freischaltung der Einsätze wird der Volunteer bei
allfälligen Änderungen in seinem Profil informiert.
Profilbild der Volunteers
einsehen & für Akkreditierungszwecke downloaden
Der Event Administrator kann das Profilbild unter
«Anmeldungen» sowie im Einteilungsfenster unter den «Personeninfos» der
Volunteers einsehen. Der Event-Administrator kann unter «Helfer» entweder mit
dem Schnellzugriff «Profilbild herunterladen» ein einzelnes Profilbild
herunterladen oder mit der Aktion «Profilbilder herunterladen» auswählen, ob er
nur für die selektierten Volunteers oder für alle Volunteers das Profilbild
herunterladen möchte. Einzelne Bilder werden als JPG-Datei heruntergeladen,
mehrere Bilder werden in einer ZIP-Datei gebündelt. Ist der Schnellzugriff
«Profilbild herunterladen» aktiviert, hat der Volunteer ein Profilbild
hinterlegt und wenn dieser ausgegraut ist, ist kein Profilbild vorhanden.
Event abschliessen
Nachweis der geleisteten Kommunikationsmassnahmen
Nachdem der Event durchgeführt wurde, muss der
Event-Organisator via «Einstellungen» unter «Kommunikationsmassnahmen» bei den
jeweiligen Kommunikationsmassnahmen über «Verwalten» einen entsprechenden
Nachweis hochladen. Bei materiellen Kommunikationsmassnahmen wie Banner ist ein
entsprechendes Bild zu hinterlegen. Kommunikationsmassnahmen, welche nicht mit
einem Nachweis belegt werden können, werden zu Lasten des Veranstalters in der
Abrechnung nachverrechnet.
Stundenfreigabe Volunteers & Absenzen eintragen
Nach erfolgtem Event sind für alle eingeteilten Volunteers
die geleisteten Stunden zu hinterlegen. Unter «Einsatzstunden» sind alle anhand
der Einteilungen berechneten Stunden pro Volunteer hinterlegt. Diese können
entweder bestätigt oder über «Bearbeiten» entsprechend angepasst werden. Die
Stunden sind für alle Volunteers entsprechend der geleisteten Stunden zu
erfassen.
Hat ein Volunteer seinen
Einsatz bzw. mehrere Einsätze nicht wahrgenommen, müssen die fälschlich
berechneten Stunden nicht manuell auf 0 gesetzt werden. In diesen Fällen können
die Volunteers direkt unter «Anmeldungen» abgemeldet werden mit Auswahl des Radiobuttons «entschuldigt/ unentschuldigt ferngeblieben» (Details siehe unter Helfer abmelden). Diese Absenz
wird im Volunteer Profil gespeichert und ist in Zukunft für Event
Administratoren einsehbar.
Endabrechnung
Nachdem die Nachweise der Kommunikationsmassnahmen sowie die
Stunden der Volunteers vollumfänglich hinterlegt sind, löst Swiss Volunteers
die Endabrechnung aus. Dabei werden die eingeteilten Volunteers sowie die
geleisteten Kommunikationsmassnahmen überprüft und entsprechend verrechnet. Sobald
die Schlussrechnung bereitsteht, wirst du per Mail informiert.
Benutzerrollen entfernen
Der EO-Administrator kann in seiner Organisation unter
«Benutzer», Benutzerrollen administrieren und bei Bedarf entfernen. Vor allem
bei wiederkehrenden oder mehreren, gleichzeitig administrierten Events auf
Swiss Volunteers kann der EO-Administrator nach Abschluss des Events die
Benutzerrollen verwalten und Personen, welche keinen Zugriff mehr auf den Event
benötigen als «Event Administratoren» entfernen. So sehen diese Personen nur
die aktuell relevanten Rollen in ihrem persönlichen Profil.
Helfergruppen
Rolle Event-Administrator: Gruppen erfassen
Gruppen
ermöglichen dem Event-Organisator die Abbildung von im Event involvierten
Vereinen und Organisationen. Diese können durch den Event-Organisator über den
Menu-Punkt "Helfergruppen" erstellt und die zugehörigen Informationen
hinterlegt werden. Der Gruppenverantwortliche nimmt dabei die Rolle der
Gruppenadministration ein, während der Gruppenchef während dem Einsatz vor Ort
für die Gruppe verantwortlich ist. Bei Gruppen mit fiktiven Helfern ist ein
Gruppenchef (an Gruppe angemeldet) zwingend. Grundsätzlich kann es sich hierbei
auch um dieselbe Person handeln wie der oder die Gruppenverantwortliche. Eine
Gruppe kann zudem mit Zahlungsverbindungen und Anschrift ergänzt werden, sollte
nach dem Event eine Gutschrift für die geleisteten Stunden an den Verein oder
die Organisation fliessen.
In der Rolle Event-Administrator können über den Menu-Punkt "Helfer" bereits angemeldete Volunteers zu einer Gruppe einzeln oder auch gesammelt hinzugefügt werden oder entfernt werden. Somit können auch nach der Öffnung noch weitere Gruppen erstellt und mit angemeldeten Volunteers bestückt werden.
Reale und fiktive Volunteers
Die Plattform unterscheidet zwei
Typen von Volunteers. Reale Volunteers sind Personen, welche über ein
Volunteer-Profil bei Swiss Volunteers verfügen, ein solches erstellen können
und deren Einsatz einer spezifischen Person zugeordnet werden kann. Fiktive
Volunteers sind Personen, deren Einsätze nicht spezifischen Personen zugeordnet
werden können. Beispielsweise eine Organisation, welche eine Anzahl Personen
als Volunteers stellt, aber nicht klar ist, welche Personen effektiv den
Einsatz leisten werden.
Wir empfehlen, dass wann immer möglich mit realen Volunteers gearbeitet wird. Die direkte Kommunikation über die Plattform ist mit fiktiven Volunteers nicht möglich. In welcher Kombination reale und fiktive Volunteers in einer Gruppe möglich sind, obliegt dem Event-Organisator. Dem Gruppen-Verantwortlichen ist es möglich, selbst fiktive Volunteers zu erstellen.
Möglichkeiten für Volunteer-Anmeldungen für Gruppen
Eine
Anmeldung mit Gruppenzugehörigkeit ist entweder über den Versand von
spezifischen Gruppenanmeldelinks oder (wenn durch den Eventadministrator
freigeschaltet) in der öffentlichen Anmeldung möglich. Voraussetzung für beide ist,
dass für die Helfergruppe ein Gruppenanmeldelink erstellt wurde!
- Anmeldung via öffentlicher Anmeldung
Dazu kann der Event-Administrator bei der erstellten Helfergruppe unter «bearbeiten» und «Gruppenanmeldelinks» die Checkbox «Erlaube in der öffentlichen Anmeldung eine Anmeldung an diese Helfergruppe» anwählen. Mit der Aktivierung dieser Funktion und der Erstellung des Anmeldelinks für die Gruppe kann ein Volunteer die entsprechende Gruppe bei der öffentlichen Anmeldung auswählen.
- Anmeldung via gruppenspezifischen Link
Damit sich ein Volunteer für eine Gruppe anmelden kann, muss er sich über den gruppenspezifischen Anmeldelink anmelden. Der Event-Administrator erstellt diesen unter dem Menüpunkt «Anmeldung». Der Link ist in der jeweiligen Helfergruppe unter «Einstellungen» und «Gruppen-Anmeldelinks» ersichtlich. Der Gruppenverantwortliche wiederum verteilt den Link dann unter den potentiellen Helfern des Vereins oder der Organisation. Das Anmeldeformular entspricht bei Gruppen grundsätzlich dem generellen Anmeldeformular, kann aber durch den Event-Administrator bei der Erstellung des Anmeldelinks angepasst werden. Bei einer Anmeldung über einen Gruppen-Anmeldelink wird beim Volunteer im Hintergrund die Gruppenzugehörigkeit hinterlegt.
Rolle Gruppenverantwortlicher: Gruppen
bearbeiten
Administriert eine Person als Gruppenverantwortlicher
eine oder mehrere Helfergruppen, erhält diese in der Rolle
«Gruppenverantwortlicher» unter dem Menüpunkt «Helfergruppen» eine Übersicht
über alle Helfergruppen und kann diese mit den folgenden Schnellzugriffen
verwalten:
- Helfergruppe bestätigen (Achtung: ohne Bestätigung erscheinen die angemeldeten Gruppenhelfer beim Event-Administrator nicht unter «Anmeldungen» und können somit nicht eingeteilt werden.)
- Helfergruppe verwalten: Anmeldelink anzeigen, Gruppenchef bestimmen, Zahlungsverbindungen und Anschrift erfassen.
- Übersicht über alle Gruppenhelfer: fiktive Helfer können hier hinzugefügt und gelöscht werden.
Als Gruppen-Verantwortlicher können die einzelnen Gruppen jederzeit nach ihrer Erstellung unter «Helfergruppen verwalten» bearbeitet werden. Hierbei kann man den Anmeldelink anzeigen, Gruppenchefs bestimmen, Zahlungsverbindungen und Anschrift erfassen.
Jede Gruppe muss zwingend durch den Gruppenverantwortlichen bestätigt werden. Erst nach der Bestätigung können Volunteers einer Helfergruppe durch den Event-Administrator eingeteilt werden. Helfergruppen mit fiktiven Helfern müssen zuerst einen Gruppenchef definieren, bevor die Gruppe bestätigt werden kann. Durch das Klicken des grauen Hakens auf der rechten Seite wird die jeweilige Gruppe bestätigt.
Rollen Gruppenverantwortlicher / Gruppenchef / Event-Administrator:
Gruppeneinsätze und eingeteilte Stunden (vor und nach dem
Event) einsehen
In der Rolle des «Gruppenverantwortlichen» und «Gruppenchef» können unter
«Gruppeneinsätze» die freigeschalteten Einsätze der Helfergruppe einsehen und
diese bei Bedarf als Excel Liste herunterladen.
Der Event-Administrator und/oder der Gruppenverantwortliche(r) sehen unter
«Helfergruppen» in der Spalte «Eingeteilte Stunden», wie viele Einsatzstunden
pro Helfergruppe eingeteilt sind (vor dem Event). Auch fiktive Helfer werden
mitgezählt. Zusätzlich zu den eingeteilten Stunden vor dem Event sieht der
Event-Administrator nach der Durchführung des Events unter «Helfergruppen» in
der Spalte «bestätigte Stunden», wie viele Einsatzstunden pro Helfergruppe
(inklusiv fiktive Helfer) gesamthaft absolviert wurden.
Login- und Personendaten
Anpassen von Login- und Profildaten
Unter "Mein Profil" kannst
du jederzeit deine Personendaten überprüfen und bearbeiten und deine Absenzen einsehen. Zudem kannst du
hier dein Passwort jederzeit ändern. Bearbeitest du dein Profil in der Rolle «Volunteer», kannst du unter
"Meine Ressourcen" die wichtigsten Informationen zu deinen
Fähigkeiten hinterlegen und anpassen. Solltest du dein Passwort vergessen
haben, kannst du dieses jederzeit im Login-Fenster mittels der Funktion
"Passwort zurücksetzen" neu erstellen.
Login funktioniert nicht
Solltest du Probleme beim Login
haben, dann kontaktiere bitte die Geschäftsstelle von Swiss Volunteers via .
Profilbild hinzufügen
Unter
«Mein Profil» und «Persönliche Daten» kannst du ein Profilbild von dir
hochladen. Da der Veranstalter dein Profilbild z.B. für die Erstellung einer
Akkreditierung nutzen darf, wäre es ideal, wenn dein Gesicht gut erkennbar ist
und die Qualität des Bildes eine Mindestauflösung von 826 x 1064 Pixel
ausweist.
Hier findest du ein Erklärvideo für den Upload deines Profilbildes.
Kommunikationsmassnahmen
Allgemein
Die Kommunikationsmassnahmen zu
Gunsten von
Swiss Volunteers ermöglichen dem Veranstalter die Preisreduktion des
Basisbetrags um bis zu 70%. Die Massnahmen sind bei der Bestellung entsprechend
der Angaben auszuwählen. Die verschiedenen Kommunikationsmassnahmen sind mit
Punkten dotiert, das Maximum von 100 Punkten entspricht der Preisreduktion von
70%.
Verwaltung
Die Kommunikationsmassnahmen eines Events können durch den
Event-Administrator jederzeit über "Einstellungen" unter
"Kommunikationsmassnahmen" eingesehen und verwaltet werden. Dabei werden die zu erbringenden Leistungen aufgelistet als auch die durch Swiss
Volunteers freizugebenden Kommunikationsmassnahmen angezeigt. Die
Freigabe hat vor der Produktion / Umsetzung zu erfolgen und ist
zwingend. Kommunikationsmassnahmen, welche keine Freigabe benötigen,
können direkt umgesetzt werden. Über den Info-Button können alle
relevanten Informationen, Beispiele sowie die zugehörigen Downloads
abgerufen werden. Am Ende eines Events sind alle geleisteten
Kommunikationsmassnahmen zu Handen der Endabrechnung in diesem Bereich
per Upload zur Verfügung zu stellen.
Anpassungen
Sollten Kommunikationsmassnahmen
nicht umgesetzt werden können, so wird dies in der Endabrechnung entsprechend
erfasst und der beim Erfassen des Events reduzierte Preis um den entsprechenden
Betrag nachverrechnet. Möchte der Veranstalter andere oder ergänzende
Kommunikationsmassnahmen umsetzten, dann muss er mit der Geschäftsstelle via Kontakt aufnehmen.
Kommunikation Volunteers
Die Kommunikation mit den Volunteers vor-, während als auch im Nachgang des Events ist essenziell für die Bindung der Volunteers an den Event. Daher bietet die Plattform von Swiss Volunteers verschiedene Möglichkeiten, mit den Volunteers direkt zu kommunizieren.
E-Mail
Unter
den Menüpunkten "Anmeldungen" sowie "Helfer" können
beliebige Volunteers einzeln oder auch gesammelt via E-Mail kontaktiert werden.
Soll eine Nachricht an alle angemeldeten Helfer gesendet werden, wird als
erstes die «Ergebnisse pro Seite» so angepasst, dass alle Anmeldungen auf einer
Seite ersichtlich sind. Mit Klick oben links werden alle markiert und mit
«Nachricht senden» wird die Aktion geöffnet. So kann im Vorfeld des Events auf
die Veröffentlichung der Einsatzpläne oder auch spezifische Informationen
hingewiesen werden. Wir empfehlen, einen regelmässigen und inhaltsvermittelnden
Kontakt mit den Volunteers im Vorfeld des jeweiligen Events zu pflegen.
SMS
Während dem Registrierungsprozess
kann die SMS-Option für eine Pauschale von CHF 40.00 sowie Kosten pro SMS von
CHF 0.05 aktiviert werden. Dies ermöglicht das direkte Versenden von Nachrichten an
die ausgewählten Volunteers. Dies empfiehlt sich vor allem rund um den Event,
wenn ausgewählte Volunteers gezielt mit Informationen versorgt werden müssen.
Die SMS-Funktion kann nachträglich noch zur Bestellung ergänzt werden, hierzu
muss der Veranstalter mit der Geschäftsstelle von Swiss Volunteers via info@swissvolunteers.ch
aufnehmen.